Sachbearbeitung (m/w/d) Sekretariat im Büro des Bürgermeisters

Im Büro des Bürgermeisters der Stadtverwaltung Arnstadt, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Vollzeitstelle „Sachbearbeitung (m/w/d) Sekretariat im Büro des Bürgermeisters“ mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden, befristet zur Vertretung während eines Beschäftigungsverbotes nach dem Mutterschutzgesetz und einer sich ggf. anschließenden Elternzeit, zu besetzen.

Die wirtschaftsstarke und familienfreundliche Bachstadt Arnstadt ist ein wachsendes und aufstrebendes Mittelzentrum mit ca. 28.000 Einwohnern. Als ältester Ort Thüringens verfügt die ehemalige Residenzstadt neben einer Reihe bedeutsamer Baudenkmäler auch über eine historische Innenstadt. Vor den Toren der Stadt befindet sich das größte Industrie- und Gewerbegebiet Thüringens. Aufgrund der Nähe zur Landeshauptstadt Erfurt und den Städten Weimar und Gotha sowie zum Thüringer Wald ist Arnstadt auch idealer touristischer Ausgangspunkt.

Gesucht wird eine engagierte und teamfähige Persönlichkeit, die schwerpunktmäßig folgende Aufgaben zu erfüllen hat:

• Erledigung von Assistenzaufgaben für den Bürgermeister und die Beigeordneten, wie:

  1. Terminverwaltung und -vorbereitung (Koordinierung von Terminanfragen und Einholen von Sachinformationen zu Besprechungsinhalten);

  2. Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen;

  3. finale Bearbeitung vorgelegter Schreiben aus anderen Bereichen der Verwaltung;

  4. Durchführen von Schreibarbeiten wie die Formulierung von Antwortschreiben, Protokollführung und Anfertigen von Abschriften von Tonträgern o.ä.;

• Erledigung weiterer Assistenzaufgaben für den Bürgermeister:

  1. Vor- und Nachbereitung der Sprechstunde des Bürgermeisters, insbesondere das eigenständige Abfordern von Stellungnahmen der Fachämter/-abteilungen sowie Kontrolle der fristgerechten Beantwortung zu Problematiken und ggf. die Protokollführung der Bürgersprechstunde;

  2. Vorbereiten und Abrechnen von Dienstreisen auch für die ehrenamtlichen Beigeordneten;

  3. Vorbereitung und Nachbereitung (Protokollführung und Kontrolle) von stattfindenden Beratung mit Dezernenten und Amtsleitern;

  4. Bearbeitung von Anträgen auf Vereinszuwendungen;

  5. Vorbereitung repräsentativer Veranstaltungen wie z.B. Empfänge, Besuche und
     Erfahrungsaustausche;

  6. Planung und Bewirtschaftung der zugeordneten Haushaltsmittel;

• Bearbeiten der Postein- und -ausgänge;

• gegenseitige Vertretung der Sachbearbeiterinnen Sekretariat im Büro des Bürgermeisters und der Beigeordneten.

Das wünschen wir uns:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, geprüfter Verwaltungsangestellter (FL I) oder die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst in Kommunalverwaltungen oder eine Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder einen gleichwertigen Berufsabschluss, zumindest aber mit praktischen Erfahrungen in einer vergleichbaren Position;

• eine hohes Maß an Motivation, Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität

• ein kompetentes Verhalten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern;

• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift;

• sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit;

• anwendungsbereite Kenntnisse der einschlägigen Gesetzmäßigkeiten sowie Satzungen und Dienstanweisungen der Stadtverwaltung Arnstadt;

Wir bieten Ihnen:

• flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Familie und Beruf,

• Zusatzleistungen im öffentlichen Dienst (Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Vergütung, zusätzliche Altersvorsorge über die ZVK);

• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten;

• eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Das Arbeitsverhältnis einschließlich Entgelt richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst und den persönlichen Voraussetzungen. Die Stelle ist derzeit der Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA zugeordnet.

Die aussagefähigen schriftlichen Bewerbungen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen sowie Ausbildungs- und Tätigkeitsnachweise u. ä.) sind unter Angabe des Kennwortes „SB Sekretariat“ bis zum 2. Juni 2024 an die Stadt Arnstadt, Abt. Personalwesen, Markt 1 in 99310 Arnstadt zu richten oder per E-Mail als PDF an bewerbung@stadtverwaltung.arnstadt.de. Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten beim Versand einer E-Mail unverschlüsselt übertragen werden.

Schwerbehinderte Bewerber/-innen finden bei gleicher Eignung bevorzugte Berücksichtigung.

Mit Einreichen der Bewerbung erteilen Sie der Stadtverwaltung Arnstadt ausdrücklich die Zustimmung, Ihre an uns übermittelten personenbezogenen Daten durch hierfür befugte Personen zum Zweck des Stellenbesetzungsverfahrens gemäß EU-DSGVO zu erfassen und zu nutzen. Des Weiteren werden aus den Bewerbungsunterlagen das Bewerbungsschreiben, der Lebenslauf, die Zeugnisse, Zertifikate, Nachweis über eine Schwerbehinderung etc. erfasst. Die Stadtverwaltung Arnstadt versichert, dass nur der interne Personenkreis, der unmittelbar in das Stellenbesetzungsverfahren einbezogen ist, Kenntnis dieser Daten erhält. Eine darüber hinausgehende Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf führt zum Ausschluss aus dem laufenden Verfahren. Ihre Datenschutzrechte ergeben sich aus der EU-DSGVO und dem Thüringer Datenschutzgesetz.

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen ordnungsgemäß vernichtet.

Bei Wunsch um Rücksendung der Bewerbungsunterlagen bitten wir, einen adressierten und ausreichend frankierten Umschlag beizufügen. Im Zusammenhang mit der Bewerbung evtl. entstehende Kosten können nicht erstattet werden.

Frank Spilling
Bürgermeister